Pengenalan & Dasar-Dasar Word Beserta Fungsinya Part III

A. Pengertian Mail Merge

Mail Merge adalah alat yang berguna yang memungkinkan kalian untuk menghasilkan beberapa surat, label, amplop, tag nama, dan lainnya menggunakan informasi yang disimpan dalam daftar, database, atau spreadsheet. Cocok dipakai untuk orang yang mau membuat surat undangan, surat penagihan hutang dan lain sebagainya.

Manfaat mail merge secara umum adalah mempermudah dalam membuat isi yang sama untuk orang yang berbeda-beda.karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada pada file yang satunya.

1) Definisi Main Document & Data Source

Main Document, sering disebut juga dokumen utama yang berisi surat atau sebagian informasi yang akan diperbanyak sedangkan Source Data, sering pula disebut sebagai sumber data, yaitu dokumen yang berisi data-data nama dan alamat yang akan digabungkan atau informasi khusus lain yang dapat membedakan isi surat antara satu dengan yang lainnya.

2) Membuat Sumber Data

sumber data adalah kumpulan data yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen utama. Untuk membuat sumber data, kita harus membuat sebuah tabel. Sebagai contoh tabel berikut :

Lalu, Simpan dokumen di atas dengan nama tertentu, misalnya data2020ext.docx.

B) Membuat Dokumen Utama

Menghubungkan dokumen utama dengan sumber data.

•  Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select Recipients, lalu pilih Use Existing List…

• Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data contains column headers. Setelah itu klik OK.

• Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

• Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik opsi Nama.

• Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

• Lalu akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

• Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk melihat hasil pada data yang lain.

C. Meyimpan & Mencetak

Jika kalian ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).
• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Note :
Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada word dengan cara:

• Klik Edit Recipients List

•  Klik file Data Source-nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.

D. Mencetak Alamat pada Amplop 

Sebelum mencetak di amplop, kalian dapat memverifikasi bahwa opsi printer yang digunakan telah disiapkan dengan benar.

• Di tab surat dalam grup, klik amplop.

• Klik opsi, lalu klik tab opsi amplop
• Dalam kotak Ukuran amplop, klik pilihan yang cocok dengan ukuran amplop kalian. Jika tidak ada pilihan yang cocok dengan ukuran amplop Anda, gulir ke bagian bawah daftar,klik Ukuran kustom, lalu ketikkan dimensi amplop dalam kotak Lebar dan Tinggi.
• Klik tab Opsi Pencetakan

• Metode pemasukan menentukan posisi amplop (kanan, tengah, kiri), dan apakah tepi panjang atau tepi pendek yang akan dimasukkan ke dalam printer.
• Amplop dapat menghadap ke atas atau ke bawah. Muka amplop merupakan sisi tempat alamat akan dicantumkan.
• Jika tepi pendek amplop dimasukkan terlebih dahulu, amplop mungkin perlu diputar untuk mencegah agar teks tidak tercantum secara terbalik di muka amplop.

• Amplop dalam ilustrasi diatas diletakkan di sebelah kanan, dengan muka menghadap ke bawah, lipatan penutup amplop di bagian atas, dan tepi pendek dimasukkan ke dalam printer, sesuai dengan pengaturan dalam kotak dialog yang diperlihatkan di atas.
• Klik OK, lalu ketikkan contoh teks dalam kotak Alamat pengiriman,lalu klik Cetak untuk mencetak amplop.

E. Mencetak Alamat pada Label

• Masuk ke Surat lalu Label.
• Pilih opsi , lalu pilih vendor dan produk label untuk digunakan. Pilih OK. 
  Jika Anda tidak melihat nomor produk Anda, pilih label baru dan konfigurasi label kustom.

                         

• Ketikkan alamat atau informasi lain dalam kotak Alamat (teks saja).

• Untuk mengubah pemformatan, pilih teks, klik kanan, dan buat perubahan dengan font atau paragraf.
• Pilih OK.
• Pilih halaman penuh dari label yang sama.
• Pilih cetak, atau dokumen baru untuk mengedit, menyimpan, dan mencetak nanti.

Itu lah Pengenalan & Dasar-Dasar Word Beserta Fungsinya Part III, semoga dapat bermanfaat untuk kita semua.